Deze week was het weer zover. De Piratenpartij, die zegt sterk te maken voor privacy en databescherming, ging fors in de fout met hun email communicatie. Zie http://www.security.nl/artikel/42752/1/PiratenPartij_lekt_e-mailadressen_via_To-blunder.html

Helaas, helaas zien we dit toch te vaak gebeuren.

Email is een prachtig middel om snel informatie met veel andere te delen. Velen maken daar graag en veelvuldig gebruik van.

Maar soms even te snel en lekken we ongewild veel informatie en jagen we een behoorlijk aantal mensen/klanten/relaties tegen ons in het harnas. Niet precies de actie die u in gedachte had.

De opbouw van een e-mailbericht

Elk e-mailbericht kent drie velden om ontvangers van uw e-mailbericht in op te nemen. Het To veld, het Cc veld en het Bcc veld.

Het To: veld gebruiken we als we de mail richten aan die persoon.
Het Cc: veld als we ook andere op de hoogte willen houden.
Het Bcc veld is als we anderen ook dit bericht willen sturen, maar we het niet nodig vinden dat de mensen uit het To: veld of het Cc veld dit kunnen zien.

Cc staat voor Carbon Copy en Bcc staat voor Blind Carbon Copy. Een kreet uit de tijd van de typemachine en voor het kopieerapparaat. Je gebruikte dan een Carbon papiertje tussen je velletjes om in een keer meerdere kopieën te maken.

Je kunt in elk veld meerdere e-mailadressen opnemen, zolang je deze maar keurig scheidt met een puntkomma.

Simpel en helder toch?

Wat gaat er dan zo verschrikkelijk mis:

In de haast om iedereen deelgenoot te maken van hun mening, informatie of nieuwsbrief worden alle emailadresssen verzameld en in een keer in het To: of het Cc veld opgenomen. Een lange lijst met 10, 100 of soms wel 1000 emailadressen.

Gevolg?

  1. De minst erge, maar de meest lastige op het moment dat het gebeurt. Velen gaan via een reply all kenbaar maken dat ze hier niet van gediend zijn en wensen onmiddellijk van de lijst verwijderd te worden. Kortom een golf van klachten die ook weer iedereen ziet.
  2. De concurrentie leest mee en ziet wie uw klanten/prospects zijn. Eenvoudig om daar verder gebruik van te maken.
  3. De spammers krijgen natuurlijk deze lijst ook in handen. Binnen korte tijd wordt iedereen overspoeld door nieuwe spam. En kom daar maar weer eens vanaf.
  4. Uw bedrijf heeft een behoorlijke reputatieschade opgelopen. Klanten kijken wel drie keer uit voordat ze zich inschrijven voor uw nieuwsbrief.

Hoe moet het dan wel?

De oplossing is simpel. Je moet alleen weten wat je doet en even nadenken als je gaat versturen.

  • Stuur de mail naar jezelf of naar het algemene emailadres van het bedrijf. Zet alle ontvangers in het Bcc veld.
    Controleer dit voordat je op de zendknop drukt.
    Had ik al gezegd: Controleer dit voordat je op de zendknop drukt.
  • Stuurt u wat vaker groepsmailingen of nieuwsbrieven Gebruik dan een mailingprogramma. Dit kan op uw eigen PC en er zijn oplossingen op het internet. Het voordeel is dat u elke mail ook nog kan personaliseren ( beste Henk).

Simpel toch? (waarom gaat het dan zo vaak fout.)

Toch nog vragen. Stuur een email naar servicedesk@radix.nl